Metodología Scrum: qué es y cómo usarla para desarrollar proyectos

Metodología Scrum

Seguro leíste o escuchaste en algún lado la palabra Scrum y te ha quedado la duda de saber ¿Qué es Scrum?, pues sigue leyendo y descubre esta metodología que dará un giro positivo a tu forma de hacer las cosas.

Scrum es un proceso en el que se aplican un conjunto de estrategias dirigidas al trabajo en equipo, con el fin de mejorar los resultados.

Es muy importante que dichas estrategias se apoyen y relacionen entre sí. Estas son el resultado de estudios enfocados en la forma de trabajar de aquellos equipos con productividad y desempeño inmejorables.

Con esta metodología los equipos tienen que reportar avances de las tareas de forma sistemática hasta llegar al producto final. Estos avances deben estar en total sintonía con las metas que desea alcanzar el proyecto.

Es por esta razón que la metodología Scrum está diseñada específicamente para los proyectos en entornos difíciles o complejos, donde los avances deben medirse en tiempo real y donde los requisitos o metas estén medianamente definidos. En esta metodología intervienen factores primordiales tales como:

  • Innovación
  • Competitividad
  • Flexibilidad
  • Productividad

¿Cuándo podemos aplicar metodología SCRUM?

  • Cuando NO se le entrega al cliente lo que pidió.
  • Cuando las entregas duran mucho tiempo en llegar al cliente.
  • Cuando los costos calculados para un proyecto determinado aumentan sin previo aviso.
  • Cuando la calidad del producto final no cumple con los estándares requeridos.
  • Cuando necesitas que tu producto reaccione de manera contundente ante la competencia.
  • Cuando necesitas subir la moral y la motivación de tus equipos de trabajo.
  • Cuando necesitas saber de forma sistemática donde están las fallas y saber cuáles son las ineficiencias de tus equipos de trabajo.
  • Cuando quieres trabajar de forma organizada y sistemática partiendo de un proceso que inicia desde el desarrollo del producto hasta que este llega a las manos del cliente.

Uno de los factores que garantizan la entrega de un buen producto es su proceso. Esto quiere decir que necesitas los avances en tiempo real de tu producto, desde la concepción de la idea, pasando por su desarrollo y terminando con la entrega de un producto de excelente calidad en manos del cliente.

Las actividades más importantes son las siguientes:

  • Planificación del proceso
  • Ejecución del proceso
  • Seguimiento y control de cada una de las etapas del proceso
  • Entrega del producto final

¿Quiénes intervienen en la metodología SCRUM?

Esta metodología solo es efectiva si se tiene lo suficientemente claro el concepto de “equipo de trabajo”. En primera instancia contamos con el Product Owner el cual es el que representa la voz del cliente y de los que están vinculados de manera directa con el proyecto.  El Product Owner no es más que el responsable de establecer los objetivos del proyecto y al mismo tiempo es el garante de usar las estrategias adecuadas para alcanzar dichos objetivos.

Diagrama de flujo de trabajo Scrum

Diagrama de Scrum Framework

El Product Owner no trabaja solo, lo apoya el Scrum Master, el cual es el responsable de que el resto del equipo no se encuentre con problemas para culminar sus funciones. El Scrum Master garantiza que el Scrum Team cumpla a cabalidad y a tiempo los objetivos del proyecto.

Por otro lado El Scrum Team es el encargado del desarrollo y entrega del producto. El trabajo del Scrum Team es invaluable. Tenemos que recordar que esta funciona teniendo como base una estructura horizontal, organizada y capaz de autogestionarse.

Finalmente, encontramos a los Stakeholders. Estos están formados por los interesados en el producto final tales como:

  • Directores
  • Dueños
  • Comerciantes

Estos integrantes si bien NO forman parte del Scrum Team  deben brindárseles una adecuada atención.

SCRUM, procesos ideados para la eficiencia y eficacia

En esta metodología todos los procesos inician con la elaboración del Product Backlog. Este no es más que un documento que recolecta tres aspectos base de todo proyecto como lo son:

  • Las tareas
  • Los requerimientos
  • Las funcionalidades

Es necesario destacar que cualquier integrante del Scrum Team puede editar y modificar este documento, pero el único que puede adicionar objetivos y responsabilidades es el Product Owner.

Como segunda fase encontramos la elaboración del Sprint Backlog, el cual es un documento organizacional que contiene las responsabilidades y tareas de cada integrante del Scrum Team. Es en esta fase del proyecto donde se asigna el tiempo de trabajo estipulado para la realización de cada una de las tareas establecidas y su costo.

Como tercera fase tenemos el Sprint que no es más que el tiempo en el que se cumplen todas las actividades pautadas en el Sprint Backlog.

Menos tiempo en reuniones mayor tiempo en productividad, más reuniones concretas

¡Que levante la mano quien no haya perdido horas de trabajo por culpa de una reunión improductiva y mal preparada! Afortunadamente estas lamentables situaciones no se contemplan en este sistema ya que aquí se aprecia el tiempo, porque el tiempo representa dinero. Debido a esto, es una exigencia que las reuniones deben estar organizadas y planificadas como una parte del proceso. Esto llevará por nombre Sprint Planning Meeting que serán reuniones donde el Product Owner establece las tareas y responsabilidades

Estas reuniones tendrán como duración no más de 15 minutos y los objetivos que se planteen y discutan en ella deben ser alcanzables y realizables por el Scrum Team.

Recuerda que al usar esta metodología debe hacerse un seguimiento y control de las actividades diarias para saber si las tareas están siendo cumplidas. Es válido que en estas reuniones se programen los objetivos del día siguiente y se analicen los diferentes nudos críticos que puedan presentarse impidiendo el cumplimiento de los objetivos que afectarán de manera directa la entrega del producto final.

¡Con SCRUM todos ganan!

La metodología no solo está diseñada para garantizar la eficiencia y eficacia de la entrega del producto final. Aquí también ganan los integrantes del equipo y obviamente los beneficiados con el producto, ya que la organización de las fases del proyecto garantizan beneficios en conjunto.

Este sistema garantiza el trabajo en equipo ya que centra toda su atención en fortalecer los esfuerzos para poder cumplir los objetivos del proyecto. Esto es posible gracias a la disciplina y la autogestión del equipo de trabajo, afectando positivamente la responsabilidad colectiva. Con respecto a la comunicación, aquí el trabajo asegura que esta sea efectiva entre los miembros del equipo.

Por otro lado el Scrum facilita las herramientas para que el cliente pueda hacer el seguimiento y control  de su producto, enterándose en primera persona y en cualquier fase del proceso de los nudos críticos sin tener que esperar al resultado final. Pudiendo modificar aquellas cosas que afecten al producto final. En definitiva, la aplicación de este sistema permite minimizar los tiempos de desarrollo y entrega de productos, permitiendo mayor capacidad de respuesta  ante un ambiente cambiante.

Causas por las que la Metodología SCRUM puede fallar

Aunque hemos intentado describir y destacar todo lo bueno de aplicar la metodología Scrum esta no es infalible. Existen algunas características que nos pueden alertar a la hora de evaluar si el uso de esta no está siendo totalmente efectivo. Estas características podemos llamarlas irregularidades de implementación y normalmente están vinculadas con:

  • Hacer las reuniones sentados: este es el primer error en una serie de errores en la implementación de Scrum. Al hacer las reuniones sentados estamos restando dinamismo a la metodología, pues esta se trata de tener una actitud positiva al principio del día. Quiere decir que no son necesarias esas largas reuniones con laptops y toma de notas, solo de prestar atención a las inquietudes del resto del equipo y cuáles son las posibles soluciones a los nudos críticos.
  • Tomar notas de la reunión y enviarlas por correo electrónico: esto no es más que una clara pérdida de tiempo ya que la persona que toma notas NO ATIENDE a las inquietudes del resto del equipo, no interactuando con el resto del equipo para conseguir las posibles soluciones haciendo que automáticamente falle la implementación.
  • Pensar por los demás: complementando el punto anterior, es una real pérdida de tiempo intentar pesar por el resto del equipo de trabajo. Recuerda que las reuniones diarias no son para controlar a las personas, por el contrario es para que mediante una comunicación efectiva se logren concientizar las diferentes etapas del proceso y los posibles nudos críticos. Al tener claras estas dos características será más fácil encontrar las posibles soluciones.
  • Dirigir las reuniones solo al responsable del proyecto para buscar su aprobación: Toda la información que se discuta en las reuniones debe ser para conocimiento general del equipo de trabajo. No pueden permitirse actitudes distantes ni egoístas en cuanto al flujo de la información. Hay que involucrarse, y el responsable de promover dicha participación, es el responsable del proyecto.
  • Planificar una reunión para solucionar temas urgentes: las reuniones diarias no tienen este objetivo, si se presentan asuntos urgentes se deberá programar otra reunión con los involucrados en ese nudo crítico solamente. La única forma de tocar un tema que no esté programado para una reunión es que este no afecte los 15 minutos máximos para este tipo de reuniones.
  • Perder las prioridades: en estas reuniones no podemos extendernos en detalles técnicos. Cuando nos desviamos a otros planos que no son los programados para la reunión, perdemos la prioridad de la reunión y distraemos la atención del resto del equipo de trabajo.
  • Hacer la reunión lejos de la zona de trabajo: sería ideal que las reuniones se hagan junto a una pizarra para visualizar los diferentes nudos críticos que puedan surgir de los objetivos. No es necesario contratar una sala de conferencias ni de reuniones, hay que reducir gastos y evitar protocoles estériles.
    Por último se considera un gran fracaso en la implementación no tener claro para que están diseñadas las reuniones de la metodología Scrum. Ya que el éxito de estos eventos consiste en orientarlos a tratar los nudos críticos, obstáculos que se presenten y los riesgos que afecten la entrega del producto final. Estas reuniones son para pedir el apoyo del resto del equipo de trabajo.

Con todo lo antes expuesto podemos decir que el Scrum es capaz de minimizar los riesgos que pueden aparecer en los diferentes procesos que nos llevan a la culminación de un proyecto. Es muy importante que haya una supervisión constante de cada una de las fases del proyecto, permitiendo corregir a tiempo los diferentes problemas que se presenten. Permite también la evaluación y reevaluación de riesgos que no se contemplaron al inicio del proyecto, que puedan afectar la productividad, la calidad y la eficiencia.

Beneficios tangibles de SCRUM

Los beneficios que podemos alcanzar a tocar con la implementación de esta metodología son:

  • La flexibilidad
  • La eficacia
  • La rapidez de los procesos
  • La reducción de los errores

La adecuada implementación del Scrum facilita las herramientas para que las áreas involucradas en el proyecto cuenten con los elementos y estrategias que ayuden al cumplimiento de los objetivos propuestos. Además de auspiciar la toma de decisiones por parte de los clientes finales.

Vale la pena destacar que el Scrum está ganando seguidores en el medio empresarial debido a lo fácil y sencillo que resulta su implementación y por lo rápido que puede generar cambios en cualquiera de las etapas del proyecto.

Con la implementación de Scrum se evitan la burocracia y la generación documentos que al final terminan siendo solo basura. Esto no significa que no pueda documentar su implementación, solo que no es obligatorio documentar nada para poder comenzar un proyecto lo cual con otras metodologías es imposible.

La razón de ser de la metodología Scrum es comenzar a trabajar desde el comienzo del proyecto con resultados tangibles. Dichos resultados pueden ser evaluados por el cliente en cualquiera de la las fases de producción, garantizando que se involucren todos los actores.

La idea principal de esta metodología es fundamentalmente poder adoptar los cambios que vayan surgiendo, pudiendo reorientar el proyecto en cualquier momento, logrando de esta forma afectar lo menos posible los costos de desarrollo y los tiempos programados por el equipo de trabajo.

Enlaces de referencia:

Guía Oficial de Scrum
Web Oficial sobre Scrum

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